Dichiarazione sulla privacy per l'app KONE Flow

La presente Dichiarazione sulla privacy descrive a livello generale il modo in cui KONE Corporation (che include i suoi partner e le sue filiali e affiliate, "KONE") e il responsabile della struttura o il proprietario dell'edificio (il "Responsabile") che offre l'app mobile KONE Flow (l'"App") esclusivamente per comodità dell'utente e per l'uso con determinati servizi digitali KONE (i "Servizi KONE") disponibili nell'edificio o negli edifici designati (l'"Edificio") elabora i Dati Personali dell'utente.

Per ulteriori informazioni sui Servizi KONE disponibili nell'Edificio, contattare il Responsabile.

Dati raccolti

Le informazioni seguenti sull'utente vengono sempre raccolte quando l'utente inizia a utilizzare l'App (direttamente da KONE o dal Responsabile), indipendentemente dall’utilizzo o meno dei Servizi KONE con l'App (il "Profilo utente"): nome, sesso, paese e lingua preferita, numero di telefono e indirizzo e-mail. La password viene memorizzata in un formato crittografato da KONE per consentire i successivi accessi all'App. Altre informazioni descritte nel presente documento possono essere raccolte sull'utente quando utilizza l'App. L'ambito delle altre informazioni raccolte dipende dai Servizi KONE utilizzati con l'App.

Le informazioni seguenti vengono aggiunte (dal Responsabile) per consentire all'utente di utilizzare l'App nell'Edificio (le "Autorizzazione di accesso"): autorizzazioni di accesso e autorizzazioni per concedere le chiavi o l'accesso agli utenti secondari. Se l'utente utilizza l'App per il servizio KONE Residential Flow, il Responsabile raccoglie anche l'indirizzo dell'utente.

In base ai Servizi KONE utilizzati, l'utente può essere in grado di aggiungere in modo autonomo le informazioni seguenti tramite l'App (le "Preferenze utente"): numero di telefono aggiuntivo (per uso con il videocitofono), nome utente videocitofono, velocità di camminata, piano preferito e utenti secondari (le informazioni e i dati degli utenti secondari inseriti dall'utente includono, in via esemplificativa e non esaustiva , nome, cognome utente, numero di telefono, codice PIN di accesso, data di nascita e altre informazioni aggiunte dall'utente). La creazione e l'eliminazione di utenti secondari generano un timestamp e quindi un registro di controllo, che può essere utilizzato da KONE, dal Responsabile o da terze parti per indagare o controllare la sicurezza o altri incidenti che si possono verificare durante l'utilizzo dell'App o correlati allo stesso.

emptyI dati del registro sull'utilizzo degli impianti KONE tramite l'App vengono memorizzati in un formato sul dispositivo mobile in grado di identificare l'utente. Le informazioni sull'utilizzo degli impianti KONE con l'App, tuttavia, vengono rese anonime quando sono trasmesse a KONE. L'App genera un numero ID casuale che viene inviato al sistema back-end di KONE in formato crittografato per abilitare le funzionalità di connettività dei Servizi KONE. KONE può accedere a tali numeri ID quando vengono eseguite azioni relative ai Servizi KONE, ma il numero ID da solo non è in grado di identificare l'utente. I numeri ID possono essere utilizzati da KONE o dalle autorità ufficiali in singoli casi per identificare nuovamente l'utente per motivi di sicurezza relativi all'Edificio oppure ai suoi residenti, qualora i Servizi KONE siano o siano stati compromessi o violati o siano in pericolo o qualorala nuova identificazione sia consentita o richiesta in modo specifico dalla legislazione locale applicabile. Se KONE esegue una tale identificazione, l'operazione deve seguire rigorosi controlli di sicurezza e requisiti di documentazione per garantire la conformità alle leggi applicabili sulla protezione dei dati. I dati del registro citato in precedenza e gestiti da KONE vengono definiti di seguito come "Dati di registro".

Possono essere presenti configurazioni specifiche dell'edificio che consentono una raccolta ulteriore di Dati di registro da parte del o per il Responsabile ("Registri specifici dell'Edificio").

L'utente ha la possibilità di inviare un feedback a KONE tramite l'App. In tal caso, KONE riceverà il testo scritto incluso nel feedback dell'utente, nonché i dati del registro utente dell'App (ad esempio dati tecnici e timestamp delle operazioni dell'App) in formato identificabile (il "Feedback")

L'utente può concedere all'App l'accesso alle informazioni di contatto memorizzate sul dispositivo mobile (le "Informazioni di contatto"). Questa funzionalità è necessaria se l'utente desidera copiare un contatto dal dispositivo all'App. Solo le Informazioni di contatto selezionate verranno trasferite all'App e tramite l'App a KONE. KONE, ad esempio, non potrà accedere all'elenco completo dei contatti del dispositivo mobile dell'utente e non ne riceverà alcuna copia.

Il sistema operativo dei dispositivi mobili può aver bisogno delle informazioni sulla posizione dell'utente per attivare l'App quando l'utente si trova vicino al lettore di accesso o all'ascensore per cui sono attivati i servizi Residential Flow ("Dati di posizione"). I Dati di posizione vengono elaborati solo sul e dal dispositivo mobile dell'utente. Non vengono inviati a KONE né al Responsabile e non sono accessibili da questi ultimi. 

L'Edificio può essere dotato di un videocitofono che include una fotocamera online. Su tale dispositivo è apposto un adesivo con il simbolo di sorveglianza della fotocamera per informare gli utenti della presenza di tale funzionalità. La fotocamera si trova in genere in modalità normale in cui non registra alcun filmato. Quando una persona suona al citofono, il filmato video (senza audio) è collegato ai dispositivi mobili dedicati per il rispettivo appartamento dal Responsabile o dall'utente principale, in modo che l'utente dei dispositivi mobili dedicati sia in grado di vedere la persona al videocitofono (il "Videocitofono in tempo reale"). Se l'utente non risponde alla chiamata al videocitofono, può decidere di scattare una foto del filmato attualmente girato dalla fotocamera del videocitofono, ovvero l'immagine della persona che suona (l'"Immagine videocitofono"). L'utente può anche selezionare, tra le impostazioni dell'App, la memorizzazione automatica dell'Immagine videocitofono per i casi in cui non sia in grado di rispondere alla chiamata e per controllare successivamente chi ha provato a fargli visita. L'Immagine videocitofono viene memorizzata solo sul dispositivo mobile dell'utente. KONE o il Responsabile non può accedere ad alcuna Immagine videocitofono né al Videocitofono in tempo reale. Se nessun dispositivo mobile è collegato al rispettivo appartamento o se il dispositivo stesso non supporta formati video o di immagini, le funzionalità Videocitofono in tempo reale o Immagine videocitofono non sono utilizzabili.

Tutte le informazioni citate in precedenza (Profilo utente, Autorizzazioni di accesso, Preferenze utente, Dati di registro, Feedback, Dati di posizione, Videocitofono in tempo reale e Immagine videocitofono) saranno in seguito denominate collettivamente "Dati Personali".

Oltre ai dati identificabili, KONE può anche raccogliere analisi dei dati in formato anonimo. Tali dati vengono generati automaticamente quando l'utente utilizza l'App e includono la descrizione, il modello e il sistema operativo del dispositivo su cui l'utente utilizza l'App e le informazioni di base sull'utilizzo dell'App (ad esempio ora di accesso e disconnessione, tempo trascorso utilizzando l'App, funzionalità più popolari).

Ruolo, base giuridica e scopo di KONE per il trattamento dei Dati Personali

Salvo diversa comunicazione all'utente, KONE è sempre il titolare del trattamento dei dati per Profilo utente, Preferenze utente, Dati di registro e Dati di posizione. Per le Autorizzazioni di accesso, KONE agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati in relazione alle operazioni di gestione dei dati eseguite all'interno dei sistemi IT di KONE e della sfera di influenza di KONE. KONE riceve tuttavia le autorizzazioni di accesso solo dal Responsabile, che ha il compito di verificare l'accuratezza e la correttezza dei dati, oltre a quello di informare l'utente nel momento in cui i dati vengono raccolti per la prima volta. L'eliminazione delle Autorizzazioni di accesso richiede inoltre un'azione da parte del Responsabile. Per la creazione di Registri specifici dell'Edificio, KONE gestisce i dati nel ruolo di responsabile del trattamento dei dati solo per conto del Responsabile.empty

Il trattamento dei Dati Personali si basa sugli interessi legittimi di KONE relativi alle finalità definite di seguito.Lo scopo della raccolta e del trattamento dei Dati Personali è quello di fornire l'App e i Servizi KONE per l'utilizzo da parte dell'utente nell'Edificio. Ciò include il funzionamento dell'App e l'utilizzo dell'impianto KONE con l'App, l'abilitazione delle comunicazioni tra l'utente e il Responsabile, emptyl'analisi e la correzione dei possibili difetti presentinell'App, nei Servizi KONE o nell'impianto KONE nonché il monitoraggio e la garanzia di sicurezza dell'App, dei Servizi KONE, dell'impianto KONE, dell'Edificio e dei Dati Personali.

Il trattamento dei dati personali può essere eseguito anche da KONE o dal Responsabile a scopo diprotezione e sicurezza dell'Edificio, per la gestione delle identitàe delle credenziali, ad esempio la verifica e l'autenticazione, per il rilevamento, l'analisi e la risoluzione delle minacce alla sicurezza e per l'identificazione e la prevenzione delle frodi.

In determinate circostanze, KONE puòelaborare i Dati Personali per rendere anonimi o associare nuovamente i dati in relazione all'utente, per effettuare copie di backup a fini di continuitàaziendale e ripristino di emergenza e per motivi di governance societaria, ad esempio fusioni, acquisizioni e cessioni.

KONE può inoltre elaborare i Dati Personali per analizzare le modalità di utilizzo dell'App e dei Servizi KONE al fine di consentire lo sviluppo di prodotti, servizi e applicazioni. Di tanto in tanto, KONE può anche avere l'esigenza di elaborare i Dati Personali ai fini di controllo, analisi, creazione di report (ad esempio per controlli di sicurezza) o certificazioni (ad esempio certificati ISO) interni. Quando possibile, KONE renderà anonimi i Dati Personali prima di eseguire le azioni sopra descritte.

In base a quanto consentito o richiesto dalle leggi applicabili, KONE può utilizzare i Dati Personali in procedimenti legali e amministrativi o per motivi di conformità, ad esempio per adempiere a una richiesta di risoluzione o di informazioni da parte delle autorità, nelle istanze in tribunale o per l'istituzione, l'esercizio o la difesa di reclami legali.

Nel caso dei servizi Residential Flow, il Responsabile può raccogliere, mantenere e conservare i Dati Personali seguenti per conto di KONE in base all'accordo stipulato tra KONE e il Responsabile: nome, sesso, paese e lingua preferita, numero di telefono e indirizzo e-mail, nome utente videocitofono, velocità di camminata, piano preferito, autorizzazioni, chiavi e accesso creati per i visitatori e utenti secondari (con i nomi utente). Se sono necessarie Autorizzazioni di accesso per l'utilizzo dei Servizi KONE, inoltre, sarà sempre compito del Responsabile verificare l'accuratezza e la correttezza di tali dati.

Se il Responsabile utilizza i Dati Personali per scopi diversi da quelli descritti nella presente Dichiarazione sulla privacy e nelle Condizioni d'uso per l'utente finale, si assume la responsabilità esclusiva di tali azioni e deve informare l'utente separatamente in relazione alle stesse.

Il trattamento dei Dati Personali è necessario affinché KONE sia in grado di fornire l'App all'utente e affinché l'utente sia in grado di utilizzare l'impianto e i Servizi KONE nell'Edificio tramite l'App.Se l'utente non accetta la raccolta e l'utilizzo dei Dati Personali o se ha richiesto a KONE di interromperne il trattamento,non può più utilizzare l'App e dovrà rimuovere l'App da tutti i dispositivi in cui l'ha installata. Nella maggior parte dei casi, l'utente può ancora utilizzare l'impianto KONE nell'Edificio con strumenti alternativi (ad esempio un key tag), ma alcuni elementi del Servizio KONE (ad esempio la funzionalità di chiamata dell'ascensore) potranno  non essere più disponibili per l'utente. Per ulteriori informazioni sulle opzioni disponibili, contattare il Responsabile.

Per inserire nell'App informazioni relative a un'altra persona fisica diversa da se stesso, l'utente deve ricevere il consenso da tale persona prima di inserire le informazioni nell'App e deve informare tale persona in relazione al trattamento dei Dati Personali descritto nella presente Dichiarazione sulla privacy e nelle Condizioni d'uso per l'utente finale. Non è consentito aggiungere all'App Dati Personali di un minore di 16 anni, a meno che l'utente non sia titolare della responsabilità genitoriale del minore stesso.

Conservazione

KONE archivierà altri Dati Personali diversi dai Dati di registro fino a quando l'utente non informerà KONE che desidera interrompere l'utilizzo dell'App o KONE non abbia verificato altrimenti che l'utente ha interrotto l'utilizzo dell'App (ad esempio se l'App è stata inattiva per un lungo periodo di tempo). Le Autorizzazioni di accesso, tuttavia, possono essere eliminate dal Responsabile, qualora l'utente non sia più autorizzato ad accedere all'edificio relativo, oppure da KONE, qualora i Servizi KONE non siano più forniti nell'Edificio. Il tempo di conservazione dei dati per i Registri specifici dell'edificio vengono stabiliti dal Responsabile.

I Dati di registro raccolti vengono conservati in base a quanto consentito dalle leggi locali applicabili in materia di protezione dei dati, ma non per un periodo di tempo superiore a un (1) anno dalla raccolta.

Néil Videocitofono in tempo reale nél'Immagine videocitofono vengono archiviati da KONE o dal Responsabile. KONE o il fornitore di servizi di KONE potrebbe collegarsi alla fotocamera online durante le operazioni di risoluzione dei problemi, ma non registreràalcun filmato.

Nel caso in cui i Dati Personali vengano elaborati per l'istituzione, l'esercizio o la difesa di rivendicazioni legali o per motivi di conformità legale, vengono conservati per tutto il tempo necessario per risolvere il caso o dimostrare la conformità e successivamente vengono archiviati e conservati come richiesto o consentito dalle leggi e dalle normative applicabili.

Trasferimenti e divulgazioni di dati

KONE o il Responsabile può utilizzare servizi di subappaltatori affidabili per il trattamento dei Dati Personali per le suddette finalità. Nella misura in cui tali subappaltatori abbiano accesso ai Dati Personali oppure li gestiscano in hosting, KONE e/o il Responsabile (come applicabile) concluderanno accordi con i subappaltatori per obbligarli a utilizzare i Dati Personali solo nell'ambito descritto nella presente Dichiarazione sulla privacy e impegnano i subappaltatori in relazione ad altri obblighi pertinenti in materia di riservatezza nonché di privacy e sicurezza dei dati.

KONE Corporation e/o il Responsabile possono trasferire i Dati Personali alle rispettive affiliate e filiali.  Il trasferimento dei Dati Personali tra i) KONE e il Responsabile o ii) uno di essi e un subappaltatore o iii) uno di essi e una delle rispettive affiliate e filiali ai fini dell'esecuzione dei servizi non costituisce vendita, noleggio, rilascio, divulgazione, diffusione, disponibilità, trasferimento o comunicazione orale, per iscritto o tramite mezzi elettronici, dei Dati Personali a titolo monetario o di altro valore.

Per esigenze tecniche e pratiche, alcuni Dati Personali vengono elaborati anche al di fuori del paese in cui si trova l'Edificio (incluse le aree UE/SEE) dalle società di subappaltatori, del Responsabile o di KONE. KONE o il Responsabile (come applicabile) garantisce che esiste una base giuridica per tali trasferimenti. Per ottenere ulteriori informazioni sui trasferimenti di dati, contattare KONE o il Responsabile.

I Dati Personali dell'utente possono essere comunicati alle autorità pubbliche in situazioni in cui la legge locale applicabile lo richiede esplicitamente e consente a KONE o al Responsabile di farlo.

Il numero dell'appartamento e il nome utente relativo al videocitofono che l'utente inserisce nell'App o che richiede al Responsabile di inserire nel sistema di gestione dei videocitofoni, è visibile nei display situati nelle vicinanze degli ingressi dell'Edificio.

Diritti dell'utente

L'utente ha il diritto di esaminare i Dati Personali che lo riguardano, il diritto di correggere i Dati Personali errati e il diritto di richiedere la cancellazione dei Dati Personali. In base alla legge applicabile, l'utente può anche avere il diritto di opporsi al trattamento nell'ambito di una specifica circostanza individuale e di richiedere la portabilità dei dati. Alcuni di questi diritti possono essere esercitati tramite l'App. In caso contrario, per esercitare tali diritti l'utente può contattare il Responsabile o KONE:

KONE Corporation

KONE Building

Keilasatama 3,

02150 Espoo, FINLANDIA

Telefono: +358 204 751

Attenzione: Data Privacy Counsel, Legal Affairs,personaldatarequest@kone.com

In qualsiasi richiesta relativa alle Autorizzazioni di accesso o ai Registri specifici dell'Edificio, prima di contattare KONE, contattare il Responsabile.